Cómo acortar las reuniones (de verdad)

Omar L Gallaga

Si tiene un trabajo de oficina típico, incluso de forma remota, probablemente pase más tiempo del que le gustaría en las reuniones. El año pasado, una encuesta de la empresa de compromiso del cliente con inteligencia artificial Dialpad encontró que el 83 por ciento de los 2800 encuestados dijeron que pasaban de cuatro a 12 horas a la semana en reuniones. Si es un fundador o un ejecutivo, ese tiempo puede aumentar a más de 20 horas.

Nadie podría culparte por estar exhausto. Ya sean virtuales o en persona, las reuniones requieren concentración y pueden ser agotadoras, especialmente para los introvertidos que no se sienten motivados por las interacciones con los compañeros de trabajo.

A menos que su empresa adopte la postura audaz de eliminar tipos de reuniones, como dijo Shopify que estaba haciendo a principios de este año, es poco probable que pueda escapar de ellas por completo. Pero al menos puedes intentar acortarlos, especialmente si eres el organizador. Las reuniones de trabajadores suelen ser demasiado largas, arrastradas por problemas de Zoom, charlas ociosas y la falta de una agenda clara.

Ninguna estrategia es perfecta, pero aquí hay algunas ideas para reducir el tiempo que estás atrapado en el infierno.

Si usted es el programador de reuniones, considere eliminar las reuniones de una hora o 45 minutos, a menos que sean de misión crítica o involucren a muchos equipos presentando actualizaciones. Pregúntese: ¿Podemos hacer todo en 30 minutos? ¿Qué tal 15? No se comprometa demasiado con el tiempo que apartó en el calendario.

Antes de enviar la invitación, pregúntese: "¿Todas estas personas deben estar en esta reunión?" Siempre puede completar a los que no asistieron con una breve actualización, si es necesario. También es probable que las reuniones con demasiados participantes duren más.

La persona que organizó la reunión debe liderar la discusión y tener cuidado de mantenerla en orden y a tiempo. Si ese es usted y no es su punto fuerte, asigne a otra persona para que dirija la reunión. No tenga una reunión sin nadie a cargo; esa es una gran manera de vagar e ir demasiado tiempo.

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El cierre de la pandemia convirtió a Zoom en una herramienta que casi todos tenían que comenzar a usar, desde directores ejecutivos hasta estudiantes de K-12. Pero extrañamente, las personas no parecían mejorar mucho en la navegación por los muchos botones de control de Zoom y hacer que el sonido funcionara. Es 2023 y las reuniones todavía se ven empañadas con "¿Puedes oírme? ¿Estoy en silencio?"

Infórmeles a los participantes con anticipación que la sala de reuniones virtual se abrirá 10 minutos antes para un período de gracia de "poner el micrófono y la cámara en funcionamiento". Si es posible, tenga a alguien en la sala de reuniones para ayudar a resolver esos problemas.

Sea coherente con la plataforma virtual que utiliza para las reuniones. Cambiar de Zoom a Microsoft Teams a Google Meet introduce más variables que pueden provocar retrasos.

Para todo tipo de reuniones, asegúrese de que haya una agenda. Nada hace que una reunión se alargue más que la falta de elementos de acción y una conversación sin rumbo.

Y hablando de conversación, pon un límite de cinco minutos (o menos) para las conversaciones triviales. Si un equipo no se ha reunido por un tiempo, algunas bromas están bien, pero no dejes que descarrile la agenda. Para reuniones regulares, chat social de mesa hasta después de la reunión.

Si los participantes se sienten apurados y se resisten a la idea de reuniones más cortas, recuérdeles que el tiempo es dinero. Puedes encontrar varios "¿Cuánto nos cuesta esta reunión?" calculadoras que le darán una buena idea de cuánto dinero desperdician las reuniones largas.

Al igual que con las reuniones totalmente virtuales, considere abrir la sala de reuniones en línea y el espacio en persona de cinco a 10 minutos antes, y deje en claro con anticipación que las reuniones híbridas no se pausarán para que las reuniones en línea se configuren.

Es difícil regular las distracciones de las personas cuando no están en la sala, pero para cualquiera que participe en persona, considere adoptar una política de "no distracciones telefónicas" durante las reuniones. Los teléfonos se silencian y se guardan excepto en casos de emergencia. En lugar de darles a las personas una excusa para usar sus dispositivos móviles para ver su agenda, considere imprimirla. A nadie le gusta desperdiciar papel, pero puede valer la pena apartar la vista de las personas de sus pantallas.

Hablando de agendas, la suya, sin importar el tipo de reunión, debe incluir tiempos de discusión objetivo para cada tema principal. Es posible que solo necesite cinco minutos para algunos temas, mientras que otros pueden requerir 15 minutos o más. Marque esos tiempos para que los participantes sepan cuáles son las prioridades de tiempo. Si desea llevar esa idea al siguiente nivel, haga lo que hacen los podcasters para llevar la cuenta del tiempo: tenga un temporizador de cuenta regresiva estilo Pardon the Interruption para cada tema. Puede encontrar muchas aplicaciones o sitios de temporizador de cuenta regresiva en línea de forma gratuita. BigTimer.net es uno de los más fáciles de usar. Funciona desde cualquier navegador, se puede personalizar y no agrega ningún costo a sus reuniones.

Ahora, hablemos de la comida. Sí, comida. ¿Alguna vez ha estado en una reunión y las cosas se han desviado por completo debido a un pastel de cumpleaños o una comida para untar que ocupa 10 o 15 minutos antes de una reunión? Las personas que llenan platos de papel con golosinas de una bandeja de frutas y verduras pueden ser una gran pérdida de tiempo, sin mencionar una molestia para aquellos que se unen en línea que no pueden participar en las golosinas.

Si debe tener refrigerios para una reunión, asegúrese de que sea comida para llevar. Los panecillos son geniales. ¿Una barra de tacos para el desayuno con 10 tipos de salsa? Diga adiós a su tiempo objetivo de finalización.

Finalmente, si todos los temas de discusión han sido abordados y se han asignado elementos de acción y todavía queda tiempo en el reloj de la reunión, no dude en levantarse temprano. Serás un héroe en la oficina si puedes ayudar a tus compañeros de trabajo a recuperar algo de su tiempo. Esté atento: no permita que las reuniones largas e ineficientes se conviertan en la norma.

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